Eine digitale Mitgliedskarte fürs Fitnessstudio ist eine Karte in Apple Wallet oder Google Wallet, auf der steht, bis wann die Mitgliedschaft gilt, und der Empfang scannt sie mit der Smartphone-Kamera, oder das Mitglied hält sein Smartphone an ein Lesegerät am Eingang, und der Check-in ist bestätigt. Mitglieder brauchen keine App und keine Plastikkarte. Wenn sie verlängern oder pausieren, bekommt dieselbe Karte auf ihrem Smartphone das neue Datum.

Der Ratgeber richtet sich an Fitnessstudios, Fitnessclubs und Trainingsstudios in Deutschland und Österreich. Er zeigt den ganzen Weg: Mitgliedschaftsplan, Ausgabe der Karte, Check-in, Verlängerung und Pausieren.

Was eine digitale Mitgliedskarte ist

Sie ist eine gewöhnliche Wallet-Karte mit dem Enddatum der Mitgliedschaft und, wenn Sie sie so verkauft haben, mit einer Anzahl von Besuchen. Sie trägt Namen, Logo und Farben Ihres Studios, und das Mitglied speichert sie in Apple Wallet oder Google Wallet, das schon auf dem Smartphone ist.

Das Enddatum steht in einem eigenen Feld „gültig bis“. Das ist nicht das Ablaufdatum der Wallet selbst, deshalb rutscht die Karte nach dem Ende der Mitgliedschaft nicht zu den abgelaufenen Karten. Sie bleibt, wo sie ist, und wartet auf die Verlängerung.

Die Karte belegt, dass eine Mitgliedschaft gilt, und erfasst jeden Besuch. Ein Buchungssystem für Kurse oder Termine ersetzt sie nicht, falls Sie eines nutzen.

Was eine Wallet-Karte ist und wie sie funktioniert, erklärt der Ratgeber Was ist eine Wallet-Karte?. Alles über Walletap für Fitnessstudios steht auf der Seite Walletap Membership, die vollständige Dokumentation zu Mitgliedschaften in der Walletap-Dokumentation (auf Englisch).

Was Sie vor dem Start brauchen

• Logo und Farben Ihres Studios.
• Ein Smartphone oder Tablet mit Kamera am Empfang, oder einen Windows-Computer.
• Die Mitgliedschaften, die Sie verkaufen: Laufzeit, Anzahl der Besuche und Preis.
• Für Online-Zahlungen ein Stripe-Konto des Unternehmens, an das die Zahlungen gehen.

Ein Lesegerät am Eingang ist keine Pflicht. Die Karte funktioniert auch ohne.

Schritt 1: Mitgliedschaftspläne anlegen

Ein Plan legt fest, wie lange eine Mitgliedschaft läuft, wie viele Besuche sie umfasst und was sie kostet. Zum Beispiel:

• eine Monats-, Quartals- oder Jahresmitgliedschaft;
• eine 10er-Karte;
• ein Plan für Mitarbeiter, deren Karte nie abläuft.

Ein Plan kann auch die Zahl der Eintritte pro Tag begrenzen. Pläne, die Sie online verkaufen, werden einmalig berechnet oder als Abo, das sich nach jeder Laufzeit selbst verlängert: monatlich, alle drei Monate oder jährlich.

Wird ein Plan auf eine Karte angewendet, bekommt sie seinen Namen, ihr Enddatum und einen Besuchszähler. Diese Werte stehen auf der Karte, deshalb ändert ein späterer Preis nichts an bereits verkauften Mitgliedschaften.

Schritt 2: Das Mitglied bekommt die Karte in die Wallet

Die Karte kommt auf einem von drei Wegen zum Mitglied:

1. Am Empfang. Das Team legt das Mitglied in der Walletap-App an und wählt einen Plan. Das Mitglied bekommt einen Link per E-Mail und SMS oder scannt am Empfang einen QR-Code.
2. Online. Das Mitglied wählt einen Plan im Webshop Ihres Studios, unter einer Adresse wie shop.walletap.com/ihr-studio, und zahlt mit Karte. Die Karte entsteht, sobald die Zahlung durch ist.
3. Aus Ihrem eigenen System. Wenn Sie Mitglieder in eigener Software verwalten, gibt sie die Karte über die Walletap-API aus.

Das Mitglied tippt auf „Zu Apple Wallet hinzufügen“ oder „Zu Google Wallet hinzufügen“, und die Karte ist auf dem Smartphone. Ohne App, ohne Passwort und ohne Plastikkarte, die bestellt, gedruckt und übergeben werden muss.

Schritt 3: Check-in am Empfang oder am Eingang

Am Empfang scannt das Team den QR-Code auf der Karte des Mitglieds mit der Kamera eines Smartphones oder Tablets. Ein grünes Häkchen heißt, dass die Mitgliedschaft gilt. Unter dem Enddatum steht, wie viel Zeit noch bleibt. In der letzten Woche wird diese Zeile orange, und das ist der Moment, am Empfang eine Verlängerung anzubieten. Jeder Scan wird als Besuch erfasst, und bei einer Mitgliedschaft mit Besuchen zählt er einen Besuch.

Am Eingang, mit der Zusatzoption Lesegerät am Eingang, hält das Mitglied sein Smartphone an den Leser, ohne Personal am Empfang. Dafür braucht es:

• einen zertifizierten NFC-Leser, den Walletap beim Einbau einrichtet;
• die Zusatzoption Lesegerät am Eingang in Ihrem Walletap-Paket;
• für iPhones Apples Freigabe für NFC-Karten im eigenen Apple-Developer-Konto des Studios. Karten in Google Wallet werden von selbst antippbar.

Der Leser speichert keine Mitgliederliste. Jeder Tap wird online entschieden, in diesem Moment: zuerst die Öffnungszeiten des Standorts, dann die Mitgliedschaft. Eine Verlängerung oder Pause zählt ab dem nächsten Tap.

Wann ein QR-Code reicht und wann sich NFC lohnt, erklärt der Ratgeber QR oder NFC? So finden Sie die richtige Technologie für Ihre Wallet-Karte.

Wenn eine Karte abgelehnt wird: was Empfang und Leser zeigen

Aus demselben Scan-Ergebnis kann der Empfang die Mitgliedschaft sofort verlängern. Karten von Mitarbeitern gelten immer, und das Lesegerät am Eingang akzeptiert sie auch außerhalb der Öffnungszeiten.

Schritt 4: Mitgliedschaft verlängern

Eine Verlängerung gibt derselben Karte ein neues Enddatum. Das Mitglied bekommt keine neue Karte, sondern die in seiner Wallet wird aktualisiert. Sie verlängern:

• am Empfang, in der App: Plan und Beginn wählen, heute oder nach dem aktuellen Enddatum;
• im Webshop, wo ein bestehendes Mitglied „Bestehendes Mitglied“ wählt, seine Karte am Standort scannen lässt und zahlt;
• automatisch mit einem Abo: Jede erfolgreiche Abbuchung verlängert die Karte.

Im Webshop wählen bestehende Mitglieder immer „Bestehendes Mitglied“. „Neues Mitglied“ gibt eine neue Karte aus, das Mitglied würde also eine zweite bezahlen, während die alte am Eingang weiter als abgelaufen gilt. Ein Schild am Empfang neben dem Leser löst das.

Sie können Mitglieder auch vor dem Ablauf erinnern. Eine automatische Kampagne schickt einige Tage vor dem Enddatum eine Nachricht an die Karte in der Wallet. Läuft eine Mitgliedschaft ab, wird nichts gelöscht: Die Karte bleibt mit ihrem Datum in der Wallet und ist bereit für die Verlängerung.

Wie Sie Nachrichten senden, die Mitglieder wirklich lesen wollen, und was die DSGVO dazu sagt, steht im Ratgeber Push-Benachrichtigungen aus der Wallet.

Schritt 5: Mitgliedschaft pausieren

Verletzung, Urlaub, ein Semester im Ausland: Sie pausieren die Mitgliedschaft am Empfang, in der App.

• Die Pause beginnt heute und dauert bis zu 365 Tage.
• Während der Pause wird die Karte am Empfang und am Leser abgelehnt.
• Die Pausentage werden zum Enddatum addiert, das Mitglied verliert also nichts.
• Kommt das Mitglied früher zurück, heben Sie die Pause auf, und die nicht genutzten Tage werden vom Enddatum abgezogen.

Heben Sie eine Pause auf, bevor Sie verlängern. Eine Verlängerung lässt die Pause bestehen.

Was es kostet (Stand 4. November 2026)

Ab 103 € zzgl. MwSt. pro Monat für einen Standort (Starter 24 € + Memberships 79 €), jeder weitere Standort +79 €; Lesegerät am Eingang +19 € pro Monat und Leser, Gerät und Einbau nach Angebot.

Memberships bringt Online-Zahlungen für Mitgliedschaften und den Webshop. Alle Pakete und was sie enthalten stehen auf der Seite Walletap Membership.

Aus der Praxis: Pro-Gym

Pro-Gym ist die erste Fitnessstudio-Kette in Kroatien mit vollständig kontaktlosem Check-in über Apple und Google Wallet.

• 4 Standorte in Istrien
• Etwa 1 Minute (Median) von der Ausgabe bis zur gespeicherten Karte in der Wallet
• 93 % der Mitglieder haben keine Plastikkarte

Die ganze Geschichte steht in der Fallstudie zu Pro-Gym.

Häufige Fragen

Möchten Sie sehen, wie die Karte Ihres Studios aussehen würde? Schreiben Sie uns, und wir zeigen sie Ihnen am Beispiel Ihres Studios. Die Details zu Plänen, Verlängerung und Pausieren stehen in der Dokumentation (auf Englisch).